Simples Nacional sofre retenção de IRRF na Administração Pública? 

Atualizado em 15 de setembro de 2026 

A contratação de empresas optantes pelo Simples Nacional gera uma dúvida recorrente na análise de notas fiscais: o órgão público deve fazer retenção de Imposto de Renda na Fonte — IRRF?

Em regra, não.

A Instrução Normativa RFB nº 1.234/2012 estabelece, entre as hipóteses em que não haverá retenção, os pagamentos efetuados às pessoas jurídicas optantes pelo Simples Nacional, em relação às suas receitas próprias. A Receita Federal também já confirmou expressamente que não é cabível a retenção de IRRF sobre pagamentos realizados a optantes do regime relativamente a essas receitas.

Isso significa que não se deve simplesmente identificar a alíquota correspondente ao serviço ou fornecimento e aplicá-la à nota antes de verificar se o fornecedor é efetivamente optante pelo Simples Nacional.

A regra também interessa a estados e municípios

Desde as alterações promovidas na IN RFB nº 1.234/2012, a norma passou a disciplinar expressamente a retenção do IR nos pagamentos efetuados pelos órgãos da administração direta dos estados, Distrito Federal e municípios, inclusive suas autarquias e determinadas fundações.

A Receita Federal consolidou que esses entes devem aplicar, aos pagamentos feitos a pessoas jurídicas, as regras do art. 64 da Lei nº 9.430/1996 e da própria IN RFB nº 1.234/2012.

Portanto, a análise da condição do fornecedor no Simples Nacional também é relevante para quem trabalha com liquidação e pagamento em prefeituras e governos estaduais.

O que significa “em relação às suas receitas próprias”? 

Esse detalhe é importante.

A dispensa de retenção alcança as receitas próprias da empresa optante.

A Receita Federal já analisou, por exemplo, situação em que uma empresa organizadora de eventos optante pelo Simples subcontratava parte dos serviços. Quando a empresa atuava em seu próprio nome e por sua conta e risco, a receita era considerada própria e não havia retenção de IRRF apenas porque parte do valor recebido seria utilizada para pagar terceiros.

Isso é diferente de situações em que a empresa atua apenas como intermediária, recebendo valores que pertencem economicamente a terceiros. Nesses casos, a análise pode exigir tratamento distinto.

Então toda nota de empresa do Simples é paga sem IRRF? 

Como comprovar que a empresa é optante pelo Simples Nacional?

Na Administração Pública Federal, a IN RFB nº 1.234/2012 prevê procedimento específico: na contratação ou prorrogação contratual, a pessoa jurídica optante deve apresentar declaração conforme o modelo da própria Instrução Normativa.

A Receita esclareceu que, depois dessa informação inicial, durante a etapa dos pagamentos, a verificação da manutenção da condição de optante pode ser realizada mediante consulta ao Portal do Simples Nacional nas condições previstas pela norma.

Para estados e municípios, além da legislação federal aplicável ao IRRF, devem ser observados os procedimentos administrativos definidos pelo próprio ente para comprovação da condição tributária do fornecedor.

Na prática

Antes de liberar o pagamento, não é recomendável trabalhar apenas com uma informação antiga existente no cadastro do fornecedor.

A condição de optante pode mudar.

Por isso, o responsável pela análise deve conferir a situação válida no período correspondente ao pagamento e observar os documentos exigidos pelo órgão.

Simples Nacional significa ausência de todas as retenções?

Não.

Esse é provavelmente o ponto mais importante deste artigo.

O fato de a empresa estar no Simples Nacional e, em regra, não sofrer IRRF sobre suas receitas próprias não significa automaticamente que nenhuma retenção possa ocorrer.

Um exemplo importante é o INSS.

As empresas do Simples tributadas pelo Anexo IV podem estar sujeitas à retenção previdenciária quando prestarem serviços enquadrados nas hipóteses de cessão de mão de obra ou empreitada.

Já as empresas que recolhem a contribuição previdenciária dentro do próprio Simples, fora do Anexo IV, em regra não sofrem essa retenção enquanto permanecerem validamente no regime. A Receita voltou a confirmar essa distinção em 2026.

Portanto:

Simples Nacional não é sinônimo de “nota sem retenções”.

Cada tributo precisa ser analisado separadamente.

Exemplo prático

Uma prefeitura recebe uma nota de R$ 15.000,00 referente a serviço que, se prestado por empresa sujeita ao regime comum, teria IRRF de 4,8%.

Prestador não optante pelo Simples

IRRF:

R$ 15.000,00 × 4,8% = R$ 720,00

Prestador validamente optante pelo Simples Nacional

Tratando-se de receita própria abrangida pela regra de não retenção:

IRRF = R$ 0,00

Isso demonstra por que o regime tributário do fornecedor precisa ser identificado antes de aplicar a alíquota do serviço.

E se a empresa estiver irregular no Simples?

Não cabe ao servidor simplesmente presumir o desenquadramento.

Enquanto a empresa estiver formalmente enquadrada no regime e não houver produção de efeitos de eventual exclusão, a situação cadastral deve ser considerada conforme a legislação aplicável.

A Receita já examinou situações em que determinada atividade poderia provocar exclusão do Simples e esclareceu que os efeitos tributários decorrentes da saída do regime precisam respeitar a data de eficácia dessa exclusão.

Por isso, diante de inconsistências entre o serviço prestado e a condição tributária apresentada, o mais adequado é documentar a análise e verificar formalmente a situação do fornecedor, e não simplesmente efetuar a retenção por precaução.

IRRF, INSS e CSRF não devem ser confundidos

No processo de análise da nota, vale separar os tributos.

Uma empresa pode, por exemplo:

não sofrer IRRF por ser optante pelo Simples, mas estar sujeita à retenção previdenciária se enquadrada no Anexo IV e presentes os requisitos legais.

Da mesma forma, a análise das contribuições federais depende do regime, do tipo de tomador e das normas específicas aplicáveis.

É justamente por isso que a pergunta “É do Simples?” deve ser apenas uma das etapas da análise, e não sua conclusão.

Base legal

A principal referência é a Instrução Normativa RFB nº 1.234/2012, especialmente a regra de não retenção aplicável às pessoas jurídicas optantes pelo Simples Nacional e as disposições que disciplinam os pagamentos realizados pela Administração Pública.

Para estados e municípios, também devem ser consideradas as regras dos arts. 2º-A e 3º-A da IN e o entendimento consolidado pela Receita Federal após o julgamento do STF no Tema 1.130.